11:49, 2 квітня 2014 р.

Майбутнє за програмами електронного документообігу

Документообіг є невід'ємною частиною роботи будь-якої компанії, незалежно від розмірів і сфери діяльності. І якщо раніше між офісами і всередині них курсували папери, останнім часом їх все активніше витісняють електронні документи.

Переоцінити переваги електронного документообігу складно. Комп'ютери є в кожному офісі, а Інтернет і швидкісні канали дозволяють обмінюватися важливими паперами в лічені секунди, в будь-який час мати до них доступ, погоджувати і розподіляти потоки всередині компанії, надавати документи у відповідні інстанції, а у відповідь отримати квитанції.

Мова, насамперед, йде про первинні документи - акти, податкові накладні, рахунки, які необхідно надавати контрагентам. Тут варто акцентувати увагу на тому, що при перекладі паперових документів в електронний вигляд, вони вважатимуться оригіналами.

При цьому додати будь-якому електронному документу юридичну силу, таку ж, як і паперовому, можна за допомогою електронного цифрового підпису, що підтверджується Законами України.
Завдяки впровадженню електронної звітності як елемента електронного документообігу з полегшенням зітхнули податкові інспектори, задоволені, що тепер їм не доведеться «возитися» з підприємцями. Останнім вже не потрібно вистоювати величезні черги, плутатися в паперовій тяганині. Достатньо отримати електронний цифровий підпис в Центрі сертифікації ключів і таким чином долучитися до зручного обміну документами в електронному вигляді. Залишиться тільки укласти договір з податковою інспекцією, і звітність стане справою простою і швидкою. Важливий і той факт, що електронна подача документів до податкової помітно знижує рівень витрат, пов'язаних з процесом складання звітів, дозволяє відмовитися від найму робітників, чия праця оплачується за рахунок платників податків і т. д.

На сьогодні в більшості держав світу електронна звітність стала обов'язковою справою. Що стосується України, створення законодавчої бази, що регулює обмін документами в електронному вигляді, у нас почалося в 2002 році з утвердження ГОСТу криптографічних алгоритмів № 4145-2002, чинного донині. Слідом за цим були прийняті Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис», які відтоді регулярно змінюються і доповнюються. І робота в цьому напрямку триває.

Експерти повідомляють, що в останні роки в Україні проводяться великі проекти з переведення в електронний вигляд важливих реєстрів та архівів, створюється єдина система, яка об'єднує 40 працюючих в Україні державних реєстрів. На електронний документообіг вже перейшли багато державних структур і відомств.

Сприятливий вплив електронного документообігу на вітчизняний бізнес і існуючі в ньому процеси очевидний. Підприємців позбавили від подачі одних і тих же документів в різні органи, дозволили заощадити на поштових, транспортних, канцелярських витратах і головне — на часі. Крім того, впровадження системи обміну документами в електронному вигляді спрощує роботу чиновників і дозволяє значно скоротити їх штат.

Все більше передових компаній усвідомлює значення і важливість електронного документообігу і підключаються до нього. На сьогодні це - понад 500 тисяч організацій по всій країні. І, згідно з прогнозами більшості експертів, майбутнє діловодства стоїть саме за системами електронного документообігу, які зможуть практично до нуля звести потребу в паперовому зверненні.