Любое массовое событие, будь то научная конференция или деловая встреча, являются имиджевым мероприятием. Подготовка ивента Киев требует высокого уровня оформления. Главное, правильно подобрать помещение, которое планируется арендовать. В качестве рассматриваемого варианта подойдет центр Киева. К месту удобно добираться из других районов.
Концепция оформления
Основное требование интерьера большинства конференц-залов — практичность и удобство. При этом должен присутствовать корпоративный дух. Если планируется деловое событие с клиентами, подойдет небольшое помещение с общим столом. Зал, предполагающий проведение массового мероприятия с презентациями, обязательно оснащается трибуной или сценой для выступающих.
Пространство для заседаний предполагает несколько видов освещения. В таком помещении общий свет достаточно яркий, при этом не утомляет. Как правило, конференц-залы имеют большие окна, часто это панорамное остекление. Таким образом обеспечивается максимальное поступление естественного света. Вместо стен, могут использоваться стеклянные перегородки.
Дизайнерское оформление соответствует офисной политики компании, тематике проводимого события. Так, помещение для заседаний ученых отличается оформлением от конференц-зала торговой организации. Иногда крупные фирмы предпочитают уютную, комфортную обстановку без официальных элементов.
Каждое помещение предназначено для мероприятий определенного вида:
● для голосовых совещаний;
● проведения выставок, презентаций;
● с возможностью удаленных видеоконференций;
● учебные классы.
Наиболее востребованы многофункциональные зоны. Такой подход демонстрируют удобство присутствующим. Мебель должна сочетаться с общим интерьерным решением, не отвлекать гостей лишними деталями. Грамотно созданная обстановка быстрее расположит к диалогу, способствует принятию эффективных управленческих задач.
Важность территориального расположения
Учитывается транспортная развязка, наличие ближайшей парковки. Особенно нужна стоянка для тех, кто прибудет на личном авто. Проще и быстрее добраться до пункта назначения — основной критерий успеха события. Многие граждане пользуются общественным транспортом, поэтому им будет легче доехать в центр, нежели на окраину города.
Кроме этого, переговорам и выступающим, не должны мешать посторонние звуки, доносящиеся из-за стен и окон. Оптимальным вариантом станет аудитория в гостиничном комплексе, бизнес-центре. Здания не пропускают шумов улицы, а охрана следит за тем, чтобы посторонние не посещали данную территорию.
Также, стоит предусмотреть наличие запасного выхода. Его значение связано не только с форс-мажором. Бывает, что в ходе симпозиума нужно кому-то срочно отлучиться. Это позволит покинуть заведение, не отвлекая спикера и остальных участников.
Необходимость оборудования
Гостям должно быть отчетливо виден и слышен докладчик, успех бизнес встречи гарантирован. Организация событий подразумевает оснащение аппаратурой:
● наличие проектора — показ ключевых моментов, визуальное восприятие материала намного легче;
● большой экран — трансляция контента;
● стол достаточной длины — участники располагаются по обе стороны;
● микрофоны – усиление озвучивания доклада, хорошая слышимость для каждой зоны;
● техника кондиционирования, обогреватели — обеспечение комфортной температуры воздуха. В летний период не будет жарко, зимой — тепло. Обязательна хорошая вентиляция воздуха.
Столы оснащают розетками, выдвижными мониторами. Оформление оборудованием зависит от индивидуальных пожеланий заказчика. Обычно классический дизайн пользуется востребованностью.
Дополнительные зоны
Часто клиенты хотят провести не просто мероприятие, а внедрить практику полученных знаниях. Есть помещения, включающие отдельные места, чтобы обучающиеся могли применить свои умения и знания. Помимо обычной зоны для семинаров, предоставляются залы:
● переговорные комнаты;
● для проведения тренингов и мастер-классов.
Обычно помещение обустроено по типу расставленных отдельных столов со стульями. Каждый вмещает до четырех участников. Такое подход применяется для командных занятий. Причем в небольшой компании намного легче отрабатывать полученные знания, можно посовещаться при принятии общего решения.
Для деловых партнеров подойдет комната для переговоров. В небольшом пространстве можно сосредоточиться на разговоре и обсуждаемых проблемах. Здесь комфортно уединиться от посторонних, чтобы ничто не мешало в работе.
Как показывает практика, оформление конференц-зала в основном подбирается в спокойных, неброских тонах. Это позволяет сфокусироваться на главной тематике. Классический стиль аудитории подходит для событий любого формата.
Фуршетное обслуживание
Конференции не обходятся одним заседанием. Массовое мероприятие включает основную часть с подачей информации и кофе-брейк или обеды. Несмотря на деловую повестку дня, в расписании события присутствуют перерывы. Непринужденная обстановка обычно облегчает налаживание связей.
Учитывая этот момент, во время проведения мероприятий организовывается небольшой банкет. Популярностью пользуется услуга кейтеринга. Компании предлагают готовые или индивидуальные меню. Можно воспользоваться таким предложением, чтобы создать комфортные условия для организации перекуса для гостей. Это хорошая возможность участникам отдохнуть, расслабиться, привести мысли в порядок. Обычно кофе-брейки включают легкие блюда в виде соков, чая, кофе, печенья, булочек или бутербродов.
Если заказывается фуршет, здесь будет расширенный ассортимент. Еда расставляется на столах, чтобы каждый выбирал сам понравившееся блюдо. Плюсом кейтеринга выступает возможность корректировать блюда соответственно вкусам приглашенных и тематике события.
Соблюдая эти простые правила, успешное завершение конференции не заставит себя ждать. После окончания мероприятия обязательно стоит поблагодарить всех организаторов.