Покупець обіцяє розрахуватися «наступного тижня», потім «після оплати від нашого клієнта», і так кілька місяців поспіль. Для волинських торговельних, логістичних і виробничих компаній, які працюють з відстрочкою платежу, така дебіторка звична. Складніше вирішити, коли перестати чекати й визнати борг сумнівним.
Таблиця прострочених боргів
Спершу розкладіть дебіторську заборгованість за строками прострочення: до місяця, до трьох, до пів року й довше. Така таблиця одразу показує, хто платить із запізненням, а хто перестав платити взагалі. Навпроти кожного великого боргу запишіть причину, адже спір щодо якості товару й фінансові труднощі покупця вимагають різних дій.
Оновлювати таблицю щомісяця нескладно, але про це легко забути. Якщо в штаті немає людини, яка встигає за цим стежити, цю роботу можна включити в послуги бухгалтера на аутсорсингу разом з обліком розрахунків із покупцями.
Акт звірки, який має вагу
Акт звірки підтверджує залишки, а за певних умов ще й перериває позовну давність. Для цього від імені боржника його підписує керівник або особа з повноваженнями за статутом чи довіреністю, суму підтверджують первинні документи, а сама давність ще не спливла. Підпис лише бухгалтера боржника визнання боргу може не засвідчити.
Розбіжність, яку не вдалося усунути до кінця року, кожна сторона показує за даними власного обліку. Правила обчислення давності за останні роки кілька разів змінювалися, тому строк за кожним старим боргом рахують окремо й фіксують у документах інвентаризації.
Резерв і списання
Коли повернення грошей під сумнівом, у балансі дебіторку показують за сумою, яку компанія справді очікує отримати, а різницю відображають через резерв сумнівних боргів. Метод його розрахунку закріплюють в обліковій політиці. Це може бути оцінка платоспроможності окремих боржників або коефіцієнт сумнівності, зокрема за строками непогашення. Мікропідприємства, що складають спрощену звітність, можуть резерв не нараховувати.
Компанія, яка застосовує податкові різниці, не зменшує оподатковуваний прибуток через нарахування резерву. Вирахування з’являється тоді, коли безнадійний борг списують за ознаками Податкового кодексу. Методи розрахунку, проводки й ці ознаки докладно розібрано в статті про акт звірки і резерв сумнівних боргів.
Фахівці UHY Prostir радять підписувати акти звірки за старими боргами, поки давність ще триває, бо після її спливу перервати вже нічого.
Найдешевше боротися із сумнівними боргами до їхньої появи. Чіткий строк оплати в договорі, передоплата для нових покупців, ліміт відвантажень для тих, хто вже прострочив, і щомісячна розмова з відділом продажів про список боржників допомагають більше за будь-який резерв.