У кожного HR є та сама шафа, де залежуються папки з особовими справами, що складаються одна на одну, аж доки ледь не падають на голову. Договори, накази, заяви, довідки. Коли потрібно знайти документ за три роки, починається квест із пилом, коробками й нервами. А якби всі ці документи були в одному місці? Кілька кліків у системі, і потрібна справа вже на екрані. Саме так працює електронний кадровий ЕДО — кадровий документообіг в хмарі, який допомагає зберігати архів спокійно, законно й без паперової рутини.

Проблеми паперових HR-процесів

Паперовий архів виглядає знайомо, але в ньому ховається більше ризиків, ніж здається. Тисячі сторінок особових справ, дублікатів, наказів і заяв заповнюють полиці та коробки. Будь-яка перевірка перетворюється на марафон пошуку: знайти один документ серед десятків схожих, це завдання не з простих.

Папір з часом псується, втрачає вигляд, а іноді просто зникає. Достатньо одного переїзду або затоплення архівної кімнати, і частина історії компанії безповоротно втрачена. Є ще питання безпеки: у відкритих шафах особові справи бачать усі, навіть ті, хто не повинен. Це не лише порушення конфіденційності, а й ризик витоку персональних даних. Із цим у 2026 вже не жартують. До цього додаються витрати на оренду приміщення, друк і папір. Фактично компанія платить не лише за зберігання документів, а й за хаос, який із часом стає нормою.

Що таке електронний архів

Електронний архів — це не просто скан-копії у хмарі. Це система, у якій кожен документ має електронний підпис (КЕП), дату створення, історію дій і захищене місце зберігання. 

Архів упорядковується за працівниками, відділами чи проєктами, а доступ до кожної папки можна гнучко налаштовувати. Усі файли зберігаються централізовано, без ризику втрати чи випадкового редагування. Система контролює, хто і коли відкривав документ, що змінив і коли підписав. Це забезпечує повну прозорість та відповідає вимогам українського законодавства щодо зберігання електронних документів.

Для HR це означає кінець постійним уточненням «а де лежить наказ за квітень». Документ можна знайти за кілька секунд за прізвищем, датою або типом.

Як організувати електронне зберігання особових справ

Перехід на електронний архів не потребує глобальних реформ чи IT-команди. Це процес, який можна зробити поступово, починаючи від одного відділу до всієї компанії.

1. Визначте, які документи переходять у цифровий формат

Найчастіше це трудові договори, накази, заяви, особові картки, довідки, звіти, графіки відпусток і листи ознайомлення. Почніть із наймасовіших, щоб одразу відчути результат.

2. Оберіть систему, яка підтримує КЕП і забезпечує захищене зберігання

Надійна платформа має гарантувати шифрування, резервне копіювання та зручний пошук.
Тут важливо не лише комфорт, а й відповідність вимогам законодавства щодо електронних документів.

3. Переводьте архів поступово

Не потрібно переносити все одразу. Скануйте чинні документи, додавайте до системи ті, що створюються зараз, і поступово оцифровуйте старі. Так ви уникнете плутанини й навчите команду новій системі без стресу.

4. Продумайте структуру

Електронний архів працює найкраще, коли в ньому є логічна система. Зручно розділяти документи за працівниками, відділами або роками. Коли структура зрозуміла, будь-який HR зможе швидко знайти потрібне навіть без пояснень колег.

5. Налаштуйте доступи

У паперових архівах контролю доступу немає взагалі, а в електронному він гнучкий: HR, бухгалтер, керівник чи юрист бачать лише те, що потрібно для їхньої роботи. Це мінімізує ризики витоку даних і випадкових правок.

6. Навчіть команду працювати з архівом

Коротка інструкція або навчання на 30 хвилин і навіть ті, хто раніше боявся «електронних систем», швидко адаптуються. Усе інтуїтивно зрозуміло: створити документ, підписати, знайти, завантажити.

Переваги для HR і компанії

Після переходу на електронне зберігання HR-відділ буквально видихає. Документи не губляться, погодження відбувається вчасно, а підготовка до перевірок займає години, а не тижні. Більше не потрібно тримати в голові, хто що підписав, чи повернули оригінал і де зберігається копія, оскільки система робить це автоматично.

Швидкий пошук

Не потрібно гортати папки чи перебирати флешки. Достатньо кількох секунд, щоб знайти потрібний документ за прізвищем або датою. Наприклад, у компанії з 300 працівниками пошук однієї заяви про відпустку раніше займав до 15 хвилин. Після переходу в електронний архів — менше ніж 10 секунд. Це здається дрібницею, але коли таких запитів десятки на день, економія часу відчутна.

Безпечне зберігання

Електронний архів захищений від пошкодження, пожеж чи втрати носіїв. Дані шифруються, копіюються на резервні сервери, а доступ регулюється за ролями. HR більше не хвилюється, що хтось випадково візьме не ту папку або втратить оригінал під час перевірки.

Доступ із будь-якого місця

HR може перевірити документ під час відрядження або відпустки, не чекаючи, поки колега відкриє шафу в офісі. У віддалених компаніях це особливо помітно: працівник у Львові подає заяву, керівник у Києві її підписує, а бухгалтер у Дніпрі бачить усе в системі одночасно.

Юридична впевненість

Документи з КЕП мають повну юридичну силу, а система зберігає мітку часу для підтвердження справжності.
Це важливо під час спорів або перевірок: HR може показати не просто копію, а повноцінний юридично значущий документ. Багато компаній, які вже перейшли на цифрове зберігання, відзначають, що аудити проходять у рази спокійніше.

Менше витрат

Зникає потреба у друці, кур’єрах і паперових архівах. Одна середня компанія щороку витрачала близько 30 тисяч гривень лише на папір і витратні матеріали. Після переходу на електронні документи ці кошти пішли на навчання персоналу й розвиток HR-аналітики.

Готовність до перевірок

Коли контролери просять надати документи, HR просто формує вибірку в системі або надсилає електронне посилання. Немає стресу, паніки й пошуку папок у ночі.

На практиці HR-команди вирішують цю задачу за допомогою спеціалізованих сервісів електронного кадрового документообігу. Наприклад, у «Вчасно.Кадри» особові справи працівників зберігаються в захищеному електронному архіві, документи підписуються КЕП, а доступ до них налаштовується за ролями. Це дозволяє працювати з архівом без паперової рутини та постійного контролю вручну. HR бачить статус кожного документа, може фільтрує їх за працівником, відділом чи періодом і контролює доступ до архіву. Це зручно, безпечно й відповідає вимогам українського законодавства.

Електронний архів — це не складна технологія, а спосіб навести лад у документах і зняти постійний стрес із HR-процесів. Саме так сьогодні працюють компанії, які переходять від паперу до цифрового управління персоналом. Цифрове зберігання робить процеси прозорими, а компанію готовою до будь-яких перевірок.